CONDIVISIONE DI DOCUMENTI PER IL LAVORO DI GRUPPO
MEGABOX è un software sviluppato da Arscolor.com per archiviare e condividere documenti e file di ogni genere.
L'impiego in cui MEGABOX si rivela maggiormente efficiente è la condivisione dei documenti nel lavoro di gruppo dove l'utilizzo del sistema permette disciplina e rigore nella gestione dei contenuti condivisi, risolvendo i problemi di flusso derivanti dall'abuso della posta elettronica.
MEGABOX non è una soluzione chiavi in mano ma necessita di essere personalizzata sulle esigenze della singola impresa.
Per esempio, è possibile personalizzare i tag associati ai documenti per favorirne la ricerca, l'interfaccia grafica, la capacità del sistema o la gestione degli utenti.
Caratteristiche
- versione base con 2GB di spazio su disco e 50 utenti
- accesso protetto tramite userid/password
- funzione di password recovery
- gestione utenti e gruppi con privilegi distinti
- workflow multilivello per l'approvazione dei documenti
- attribuzione autore/data/ora pubblicazione
- visualizzazione delle immagini in modalità anteprima
- motore di ricerca documenti e file
- back up giornaliero dei dati
- compatibile con Windows, Linux, Mac
- 100% web, nessun software da installare
- assegnazione di un dominio con il nome dell'azienda
Esempi di Impiego
- Viaggi di lavoro
Prima di partire per un viaggio archivia su MEGABOX le informazioni necessarie allo svolgimento della tua missione per evitare il rischio di perdere i tuoi dati insieme alla valigia.
- Aree riservate ai Clienti
Realizza delle aree riservate per i tuoi clienti. Assegna ad ogni cliente un accesso protetto e condividi in uno spazio sicuro sul web qualsiasi tipo di informazione o documento aziendale: fatture, ordini, allegati tecnici, ecc..
- Progetti e gruppi di lavoro
Assegna ad ogni progetto uno spazio protetto su internet.
Permetti l'accesso con privilegi distinti ai tuoi collaboratori, clienti, fornitori. In questo modo realizzerai uno spazio sicuro sul web in cui ogni attore potrà salvare e condividere il proprio contributo .
In qualsiasi momento potrai verificare il lavoro e i risultati dello staff evitando di dover fare il censimento degli allegati email e potendo gestire l'attività in modo centralizzato.
- Archivio di immagini e documenti
Il motore di ricerca facilita l'utilizzo di
come archivio di immagini e documenti. Inoltre è prevista una funzione di anteprima immagine per permettere la rapida localizzazione dei contenuti grafici.
Gestione delle informazioni
Le informazioni vengono strutturate seguendo la gerarchia ad albero tipica dei file system dei computer e sono ordinate all’interno di contenitori virtuali in funzione dei privilegi di accesso e dell’appartenenza ad un gruppo.
MEGABOX agevola lo scambio di informazioni fra i componenti dei team di lavoro permettendo di disciplinare la distribuzione di documenti all’interno di progetti definiti.
I progetti e gli utenti possono essere creati o cancellati in ogni momento con un semplice click del mouse così come i privilegi ad essi associati.
Possono essere gestite informazioni di qualsiasi tipo e qualsiasi formato e comprendere link ipertestuali e/o contenuti audiovisivi.
I documenti possono essere scaricati sui pc degli utenti autorizzati oppure consultati online.
Ad ogni documento è associato l’autore, la data e un campo di note libere.
Grazie all’integrazione con la tecnologia Internet l’area di scambio può essere utilizzata da utenti appartenenti a due scrivanie contigue così come dai dipendenti di una multinazionale sparsi per il territorio.
Sicurezza
MEGABOX permette la gestione della sicurezza degli accessi per ogni progetto o utente definito dall’amministratore; è possibile creare dei gruppi di lavoro e definire la possibilità per gli utenti di accedere ad uno o più gruppi di lavoro.
Il sistema si basa sul presupposto che esistano utenti amministratori capo-progetto e utenti collaboratori con privilegi ridotti.
Archivio backup
Tutte le informazioni vengono archiviate in un unico server consentendo all’azienda di impostare a piacimento le proprie politiche di archiviazione backup dei documenti.
Database aziendali
MEGABOX può essere interfacciato a database esterni permettendo la distribuzione sicura attraverso internet di documenti presenti nelle banche dati aziendali.
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